无纸化办公有什么好处?引入6所获得的效果

无纸化办公有什么好处?引入6所获得的效果

作者:无纸化办公    浏览次数:4120    2021-07-05 10:34:35

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1无纸化有6大优势
2无纸化存在三大弊端
3推动内部无纸化办公的两点
4 云服务器是无纸化运营所需的基础
5总结

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您可能会有诸如“我对无纸化感兴趣,但我想知道具体优点是什么”和“有什么缺点吗?”等问题。无纸化是提高工作效率的重要关键词。但是在介绍的时候有几点需要注意,如果不了解具体的优缺点就继续,可能会导致业务混乱。

因此,在这篇文章中,我解释了无纸化的优点和缺点。通过阅读文章,您可以了解介绍的具体好处和注意事项。后半部分,我们将介绍一些对无纸化有用的工具,请阅读到最后。

无纸化的6大好处

可能有些人对无纸化感兴趣,但“不知道具体的好处是什么”。事实上,无纸化办公除了降低成本外,还有很多优点。

以下是介绍的六个具体好处。请参考。
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1.材料可以快速找到**
无纸化的主要优势之一是它大大减少了搜索材料所需的时间和精力。当您保留用于商业用途的纸质材料时,找到一些材料所需的时间通常比您想象的要长。例如,材料可能没有正确返回其预定位置,或者存储规则可能首先不明确,并且只有特定的人可能知道材料的位置。

但是有了无纸化办公室,您不再需要花时间寻找材料。就像常规的在线搜索一样,您可以“搜索”所需的信息并立即对其进行保护。

无纸化的一大优势就是大大提高了找资料的效率。

2. 无印刷或纸张成本
办公室每天都要打印大量的材料,每次都要使用大量的纸张和墨水。假设每天的打印数量为 1,000,每张成本为 3,则每年的成本约为 100 万日元。

此外,由于最终需要处理材料,因此需要时间和金钱。商业上使用的材料大部分基本属于机密,因此需要将它们切碎,并通过特殊处理来处理更重要的材料。随着无纸化的引入,这些成本可以显着降低。

3. 无需材料存储空间
如果要将材料存储在纸上,则需要确保存储空间。如果使用纸质材料,在日常工作中数量会稳步增加,但存储空间的物理限制是一个瓶颈。

此外,组织材料进行储运的劳动力也是一个不可忽视的因素。一些公司可能有时间和资源这样做。但是随着无纸化的引入,您将不会被这些问题所左右。所有材料都存储为数据,因此不需要纸张等物理空间。

4. 降低丢失、变质、泄漏等风险
取出纸质材料时必须小心处理。万一您丢失了一份只有原件且未被复制的文件,它将无法修复。

此外,如果在公司外丢失,可能会发生信息泄露。此外,由于纸张的性质,重要的打印部分可能会随着时间的推移而变质而变得模糊和难以阅读,或者纸张可能会被烧焦。

但是,如果您通过无纸化将其转换为数据,则无需担心这些。由于是作为数据管理的,所以不用担心丢失,也不会像纸一样变质。此外,由于可以为每个员工授予查看和编辑权限,因此可以比在纸上管理更高的安全性操作。

5. 可在公司外查阅资料
您是否曾经在您的营业地点急忙需要贵公司的材料?即使在这种情况下,如果是无纸化,也没有问题。所有材料都被转化为数据,如果员工可以通过PC或智能手机从任何地方访问它们,他们将能够立即获得所需的材料。

在这种情况下,您在出差时不必携带厚厚的材料,并且可以立即响应意外的商务谈判,因此销售活动会更加顺畅。

6. 室内垃圾减量与环保
不使用纸张的主要变化之一是整个办公室整洁干净。这种变化对于每天处理大量文档的公司来说尤其重要。

科学证明,在一个井井有条的办公桌上工作比在一堆文件和杂项文件的办公桌上工作更舒适、更高效。另一个很大的优势是您可以减少将文档作为垃圾处理的时间和精力。此外,作为解决环境问题的一种方式,我们可以在内部和外部展示公司的态度,从而提高企业价值。

无纸化的三大弊端

尽管“无纸化”有几个优点,但它也有一些缺点。根据处理材料的类型和形式以及当前的内部资源,无纸化办公室的缺点可能会增加。

从这里开始,我将介绍您应该提前了解的无纸化的缺点。请参考。

1. 可能比纸更难看
根据用于浏览的 PC 屏幕或平板电脑的大小,可能会比纸质材料更难阅读。以纸张为例,当您查看大型物体或想要一次比较多种材料时,您可以将其铺在桌面上进行检查,但可以在 PC/平板电脑上显示的尺寸是有限的。

虽然它具有放大和缩小的功能,但不可否认,它不适合一次性比较和查看材料。您应该仔细考虑它是否与您最常使用的文档和业务内容相匹配。

2. 安装观看设备需要费用
如果内部没有进行数字设备的引入,则会产生新的观看设备安装成本。平板电脑是最推荐观看的,但有些公司之前可能没有推出。

例如,根据引入的规模,如果您将 20,000 日元的平板电脑分发给 50 名员工,则将花费您 100 万日元。如果与介绍所获得的好处相比合理,建议建立无纸化环境。

3.受系统故障或故障影响
能够随时随地从任何设备查看文档是无纸化办公室的一大吸引力。但是,万一管理这些数据的云或服务器因故障而停机,您将无法查看文档数据。

在轻微故障的情况下,文档数据一恢复就可以再次使用,但在严重的情况下,数据本身可能会被完全擦除。在操作过程中,我们建议您定期进行备份,以防出现问题。

内部推进无纸化的两点

无纸化的引入有一些必须克服的障碍,例如确保预算和协调部门内的运动。如果与之前的环境有很大的变化,公司内部可能会出现反弹。因此,从这里开始,我将介绍两点以促进介绍。请参考。

1. 让管理层了解无纸化的重要性
不管它有多好,如果没有老板的许可,也很难引入无纸化。根据公司和实施规模的不同,大型项目通常需要管理层的同意。

因此,准备好向管理层解释引入无纸化的好处以及具体理由。如果你能在介绍后清楚地看到你公司的利润,那么管理团队也可能会坚定地支持你。

2. 逐步转向无纸化
根据业务内容和公司规模,可能很难突然将整个环境转变为无纸化。在这种情况下,建议“一点一点地移动”。

首先,将每个部门或项目进行划分,并以小单元的形式引入测试。在使用的过程中,有的点是有效的,反之,有的部分会作为问题突出显示,所以在迁移到整体的阶段好好体现。

云服务器是无纸化运营所需的基础

有些人可能已经决定引入它,但是当涉及到它时不知道该使用什么。因此,从这里开始,我们将介绍云服务器处理的一些有助于实现无纸化的服务。

通过组合使用各种服务,您可以提高工作效率,请参考。

建议使用云存储服务来存储数据转换的文档。其中,云服务器具有以下特点,并获得了很好的好评。

并且容量无限
的云端数据可以多人同时编辑,
即使没有软件到·PC,云端查看
也是数据打印便利店的打印机对应的
可能,个人访问权限设置和日志管理
支持超过 120 种文件格式
美国政府机构使用的高安全性

数据存储在无纸化部署中至关重要。

总结

无纸化具有以下六大优势。

・您可以快速找到材料・无需
・打印或纸张成本
・无需材料存储空间
・减少丢失、变质、泄漏等风险
・您可以从
・公司外部检查材料・减少内部浪费・环保

考虑与贵公司业务内容的兼容性,并准备一个可以利用优势的环境。

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